10 изключително ефективни навика за общуване, за да получите по-бързо това, което искате: Експерт

Интервю с 500 професионалисти от различни браншове и видове работа показва, че влиянието и постигането на желаното в работата често зависят от това колко ефективно предавате мнението си, особено когато става въпрос за  дигитална комуникация.

Всичко се свежда до това да бъдете "удобен за ползване" колега - такъв, който улеснява живота на другите. Колкото повече можете да улесните одобряването на идеите си, като натискането на един бутон, толкова по-вероятно е да получите зелена светлина.

Ето 10 малко известни навика за общуване, с които да увеличите шансовете си да получите по-бързо това, което искате:

 1. Ако имате идея, която е трудно да си представите, споделете снимка, скица или макет.

Това е поговорката "показвай, а не разказвай". Вместо да питате дали цветът на фона трябва да е светлозелен или тъмнозелен, покажете и двата варианта, за да могат хората сами да видят разликата.

2. Ако имате редактирана версия на документа, проследявайте промените и добавяйте коментари, обясняващи мисловния ви процес.

Колкото повече можете да насочвате вниманието на хората към това, върху което искате да се съсредоточат, толкова по-малко време ще губят хората - и толкова по-малко ще се налага да чакате. Това означава да кажете: "Одобрявате ли двете проследявани промени, които добавих на втората страница?", а не "Ето последната чернова от 20 страници".

3. Ако разполагате с информация от конкретен източник, на която другите биха искали да се позоват, споделете хипервръзка към уебсайта.

Ако очаквате, че другите ще трябва да отворят още един таб в браузъра, сте предвидили още една точка на триене - а наличието на готов източник е възможност за вас да улесните живота им.
4. Ако имате файл с форматиране, което може да се покаже по различен начин на различните устройства, изпратете го като PDF.

PDF файловете се показват по един и същи начин на всяко устройство, така че това може да ви помогне да увеличите шансовете на получателите да могат да прегледат работата ви, независимо къде се намират.

5. Ако имате файл, в който хората трябва да манипулират информацията, изпратете оригиналния файл, който може да се редактира.

Въпреки че получателят ви може никога да не се наложи да рови в данните или да манипулира оригиналния файл, вие му спестявате необходимостта да ви пита за него - и на свой ред потенциално забавяте процеса.
6. Ако сте взели решение, което искате да документирате, за да избегнете евентуални недоразумения, изпратете имейл с обяснение на решението.

Не всеки ще си спомни с какво се е съгласил. Казвайки: "За да обобщим, решихме да..." или "Както беше обсъдено, следващите стъпки са...", не само гарантирате, че всеки прави това, което е казал, че ще направи, но и предотвратявате някой да се откаже по-късно.
7. Ако имате много подробности, които хората трябва да пресеят, изпратете файл, който те да прегледат в свободното си време.

(Освен това насрочете последваща среща, ако е необходимо).

Дори и не всички да прегледат изпратеното преди срещата, споделянето на възможно най-много информация предварително ви позволява да прекарате повече от времето на срещата в обсъждане, а не в обучение. Освен това е по-учтиво, отколкото да се нахвърляте с информация върху другите.
8. Ако имате тема, която е сложна, противоречива или изисква обсъждане, насрочете обаждане или среща.

По този начин изчиствате евентуални недоразумения за 10 минути - а не чрез 10 имейла, разтеглени в продължение на 10 дни с копия от 10 души.

9. Ако трябва да насрочите среща, изпратете покана в календара, в която ясно да посочите датата, часа и начина на провеждане на срещата.

Наличието на тези детайли може да помогне както на вас, така и на другите да избегнете бърникането в последната минута, за да разберете кой на кого се обажда - и на свой ред да се разстроите и да изгубите от поглед това, за което изобщо се предполага, че ще се състои срещата.

 10. Ако имате решение, което изисква одобрението на няколко души, консултирайте се с тях поотделно.

По-вероятно е да получите желаното одобрение, ако знаете, че всички в стаята вече са съгласни с плана ви, отколкото ако всеки чува идеята ви за първи път - и се оглежда, за да види как реагират другите.

Горик Нг е кариерен консултант в Harvard College, специализиран в консултирането на студенти и професионалисти от първо поколение, с ниски доходи. Работил е в областта на управленското консултиране в Boston Consulting Group и е изследовател в проекта "Управление на бъдещето на работата" в Harvard Business School. Той е автор на "Неизречените правила: "Тайните на правилния старт в кариерата".