Брилянтната формула от 3 точки на Стив Джобс за водене на ефективни срещи

Модерният мениджмънт хронично страда от твърде много срещи - и недостатъчно време за свършване на работата. Джобс знаеше как да поправи това и решението му просто е забележително.

Средният мениджмънт от години е под тежко бреме. И не, не е само твърде много работа. Не са твърде много срещи. Има твърде много срещи и твърде много работа. Просто няма достатъчно време през деня, за да се побере всичко.

Работата е това, което кара бизнеса да бучи - приоритет №1, бихте могли да кажете. Срещите трябва да подкрепят работата; когато не го направят, те се превръщат в отнемане на време, което разрушава производителността. Но както Harvard Business Review (наред с много други публикации) съобщава, ръководството все повече е заровено в срещи. Причините са навсякъде, но обикновено се съсредоточават върху лидерството, което иска повече контрол или вярва (погрешно), че бърборенето в групи изяснява и ускорява.

Стив Джобс имаше представа за това. Той знаеше какви срещи да поддържа и кои да прекъсне. И той знаеше как да ги управлява ефективно. Време е да се върнем към това.

Ето „3-ката правила за срещи“, вдъхновени от собствения подход на Джобс към лидерските срещи (с някои корекции, вдъхновени от други технологични лидери):

1. Нека списъкът с покани е малък - в идеалния случай от три до пет души

Неговите разсъждения? Колкото повече хора имате на една среща, толкова по-малко продуктивна е тя. Твърде много гласове се превръщат в море от шум и е по-малко вероятно да постигнете нещо. Всъщност Джобс е известен с отказа на покана от президента Обама за техническа среща, защото списъкът с гости бил твърде дълъг.

Освен това, докато съставяте своя списък с покани, знайте точно какъв ще бъде залогът или ролята на всеки човек в срещата. Ако не могат или не искат да допринесат, отрежете ги. Всеки, който е там за информационни цели, може да получи препис или запис след това.

2. Нека дневният ред е кратък - не повече от три точки

Целта тук е фокусът. С повече от три точки в дневния ред е вероятно да се изгубите в заешка дупка от несвързани теми и странични разговори. Трудно е да разберете какви изводи да направите и какви точки за действие имате в края, когато точките от дневния ред се развихрят. Бъдете кратки - и се уверете, че и трите точки от дневния ред са ясно свързани с основната цел на срещата.

3. Спазвайте продължителността - не повече от 30 минути

Може да мислите, че същността на дадена среща изисква по-голямо време, но науката ни казва, че това до голяма степен завършва като загуба на време. Продължителността на вниманието ни е по-кратка от тази на златна рибка и умствената ни издръжливост не е в състояние да поддържа смислена, аналитична дискусия много дълго. Ако поддържате срещите кратки (не повече от 30 минути) и разделяте ключови части от информацията на смилаеми парчета (сегменти от една до две минути), е по-вероятно да напуснете срещата с широко разбиране.

Всъщност Шерил Сандбърг направи крачка напред - тя запази много от срещите си до 10 минути.

Има и въпрос за нуждата. Наистина ли трябва да имате среща? Задайте си следните три въпроса; ако отговорът е не на всички, не планирайте нито едно.

Тази среща изисква ли обратна връзка от другите или е само информационна?

Ако имам нужда от информация/обратна връзка, дали срещата е по-ефективен във времето начин да ги получа от съобщение или имейл?

Дали срещата би предоставила нещо, което имейл или съобщение не биха (като обратна връзка в момента за проблеми, които непрекъснато се развиват)?

И накрая, като обща бележка към главните изпълнителни директори, които току-що установяват бизнес ритъм, помислете за изграждане на минималистична култура на срещи. Следвайки „Правилото на 3-те“, имайте предвид тази обща насока: Ръководството трябва да се стреми да планира не повече от една минута време за срещи за всеки три минути работа. По същество не трябва да се отделя повече от четвърт ден за срещи.

Източник: Inc.com